曾经听到过这样一则故事:说的是某地方一局长大人进京公干。在“非到长城非好汉”的意识下,空闲下不由有一攀登游览长城的壮志。于是,在一天清云淡的日子,局长大人兴致勃勃的到长城一游。世界八大奇迹的长城,自然有其一些规范性管理要求,比如不可随地吐痰。然局长大人也许习惯,也许一时身体欠安,随口就一吐。坏了,戴红袖圈的大妈立马追上来。“5元”,大妈说出的同时一撕**递给局长大人。违者认罚,局长大人这点素质还是有的。走着走着又随口一吐。“5元”,大妈又跟上来了。“10元“,”没零钱找,你给5元就好“,”我也没零钱,就10元给你了“局长大人说道。不一会,局长大人又是一吐。呵呵,刚才给了10元,刚好抵了。局长大人暗暗乐了,哼,5元也不是白给的。也许还真是习惯,不一会,局长大人一声咳,呵呵,大妈也不是吃素的,知道他还是会吐,连忙紧跟上去。局长大人就是聪明反应快,咳后就是不吐含在嘴里,走着走着,看到边上的一棵树,”呸“,一口吐到大树上。”5元“,大妈欲撕票罚款,这局长可不乐意了。”严禁随地吐痰“,可我没吐到地上啊。也是,人家吐在树上,还真没随地吐痰,还真不好罚。也许有人要说了,这局长还真没素质。我看不然,也许这局长大人还是什么博士呢。而且我相信该局长大人在家里也好,在他办公室也好,万不会这么随地吐痰的。那到底为何呢?
以上的小故事让我们一笑的同时不由让我们想起一直以来讨论的一个话题——素质论。其实我们的局长大人还是有素质的,至少应该具备一定的硬素质,不然的话何能坐到局座的位置。这不由让笔者想到企业管理中的另一论调——标准论。在企业管理中出现一些问题时,大会小会的讨论中经常出现的一种论调:这是标准问题,没有管理规范和标准。其实不全然是这样的。随着中国的改革开放和工业化,一批批的产业工人在不同的职业和轮换的岗位变换中,还是了解与树立了一定程度的规章制度意识并接受到了相当程度的管理理念。尤其是所谓的标准化管理,随着中国越来越多的参与到国际化经济活动中,国内的企业无论是出口型还是内向型,几乎可以说都参与到各种标准认证的大军中,从产品到管理、从质量到环境、从指导性到强制性认证无所不包。甚至可以说自一些标准管理体系引入到中国这么几十年来的实践,无论是管理阶层还是普通员工,都具备了一定的标准化管理意识。但即便如此,为什么“素质”、“标准”还屡屡在各种场合躺着也中*呢?其实,无论是生活中的素质论也好,企业管理中标准论也罢,所谓的素质论,只是停留在素质体系与目标的构建,而缺少素质化的教育引导过程;而标准论则更多的是标准的引入认证,标准体系的搭建,却缺少标准管理的重要一环——标准化实施的技术性细则的构建与引导。说到底还是在框架性、程式化的标准下具体的、可规范引导、可执行的细节的标准化过程的缺失。
笔者这么说可能马上招致很多从事企业管理的朋友的反对。标准化管理,那不就是ISO体系吗?我们公司一开始就导入ISO体系认证,一开始就以标准化的管理要求自己。甚至在自豪的罗列出自己企业所通过的诸如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS8000职业健康体系等等的同时还滔滔不绝的说出一大堆的诸如管理手册、程序文件甚至应用表单等技术性名称。其实,这么说也没错,以上这些体系确实是企业标准管理中常见的成熟的、通用的管理工具。但是不是企业导入了以上的各类标准管理体系认证就是企业管理的标准化了呢?其实不然。标准与标准化还是存在性质上的差别。标准只是理念上、体系上的,而标准化则是动态的,更侧重实施操作的过程性。以上提到的标准体系只是在特定的行业、特定的范围或特定的项目管理中给出的标准指导,更多的是侧重于架构层面的、程式化的标准指导。而企业管理的标准化不单单只是简单的标准结构的搭建、程序的编撰,更重要的是日常的管理与执行细节的标准化建立。在管理标准预设的目标的框架下,对达成目标的执行方法、执行步骤、执行的技术细则、执行中是与否的二元对立规则、执行的应用工具及执行人员技能要求、训练方法等从统一到标准化的过程。因此可以说标准只是个目标或者说是个期望的结果,标准化的过程才是管理。
谈了这么多,那什么是标准化呢?笔者在从事企业管理十几年中粗浅的这么认为:标准化应包括除了结构性和程序性的标准化外,更重要的是实行的标准化。而导入标准化应该包括除了软性的管理手册、程序文件、应用表单的标准化外硬性技术手段与工具应用的标准化。从管理的定义中不难看出,所谓的管理,其实是管人,而人是具思维的、能动的。尤其是在各种所谓“人性化”管理的论调下,单从结构性、程序性的标准很难在具体的执行中得到贯彻。相信从事行政后勤管理的朋友应该碰到过门岗进出管理混乱的困扰。本来制度规定的无人员车辆进出时闭门、人员进出刷卡、外来人员需有人带领且须登记等等就是很难得到确实的执行。原因之一就是门岗保安与员工相处的时间长了而产生的熟人文化。那怎么办呢?采用技术性标准加以规范,安装刷卡自动开启门禁系统。包括宿舍大门进出、食堂用餐、不同部门办公室进出等等,不仅可以规范人员进出的有序,更具安全管控的可追溯性。这其实就是通常我们所讲的一卡通管理系统,透过一卡通软件系统进行标准化管理的一个案例。再如有些公司的文件抬头、格式等规范,虽然也做了相应的要求,但仍常见各部门、甚至同个部门的人员所提供的文件版面各不相同。有的虽应用了统一的抬头,但上下左右的边页距、字体等等却各不相同。其实,这也可以透过软件的相应标准设置来进行规范。比如由IT人员在公司所有电脑里安装好统一格式版面的文件版式系统并放置在电脑桌面上。如此一来既方便办公使用,更从技术的角度对办公文件版式进行标准化。起到既美观又确实落实公司VI系统在办公文件规范的统一应用。再如关于用水管理,很多企业都会张贴各式各样甚至精美的标语友情提醒或严厉警示节约用水。但这往往只是个美好的愿望,究其原因还是没有相应的限制性的执行标准。其实,这方面已有很好的应用案例。比如将普通的快开水龙头换成延时阀龙头,就能很好的杜绝洗个手、洗个餐具而打开龙头长流水的问题。
除此之外还有一个各企业都大谈特谈,且投入巨大人力物力的6S管理问题。撇开各种规章制度和书面标准外,6S管理的不到位很大的原因还是来自细节执行限制性标准的缺失。虽然各种各样标志线、标识贴的应用,但还是没能很好的做到定点定位定量。君不见在很多企业的维修车间,各种维修工具如钳子、螺丝刀等等,即便是放置在统一的柜子或架上,还是凌乱无序。使用时花费大量的时间寻找:一是寻找合适的工具,二是寻找匹配的型号。其实,这在日常生活中就有现成的案例可供参考。如市面上可买到的一些螺丝刀工具套装包,大小不同型号的螺丝刀放置在固定的卡槽里。如此一来即便是使用完要随便放入也不可能,只能依据不同的型号放置到相应的位置里。同理,在维修车间的工具摆放上也可以很好的借鉴。再如很多配料车间,材料品种多、单一品种数量大,放置凌乱。很多时候领取齐全且够多的数量确实有利于工作的开展,免去多次领料的签单、搬运等的麻烦,但太多的品种和数量却也更容易导致现场管理的混乱,甚至材料用错,材料过期等问题。其实,在我们日常生活中也有可借鉴的例子。如厨房里常用的盐巴、味精等调味品。超市里就可以买到很精致且实用的搭配小勺子的套装盒子。合适的盒子既方便定量装下调味品,小巧的勺子更易于控制每次使用的量,组合式的套装还不至于手忙脚乱的一会找盐巴,一会找味精。同理,在某些化工类产品生产配料车间,也可以借鉴。把主料类、辅料类、助剂类、颜料类等用不同规格的桶分装放置在固定的贴有明显标识的区域内,再根据各种材料单次使用的量配置不同容量规格的舀勺。既不会用混材料,又方便用更少的次数舀取合适的量。
以上只是在日常管理方面的一些透过限制性规范来进行或巩固标准化管理的一些小小的案例。其实,生活中也好,企业管理中也好,不乏这样的例子。最为人所知的莫过于麦当劳、肯德基对卫生管理的标准。标准的桌面清洁工具配备:一个统一颜色的腰包、腰包上一个大小合适的口袋、一个液压式的喷雾瓶、两块抹布;操作方法的标准流程:左手一边持喷雾瓶在桌面均匀喷上清洁水→右手同时持抹布擦洗桌面→换另一块抹布抹干桌面。从工具到动作形成一个完整的标准化的操作。该标准不仅给我们的家居生活,也给我们的企业管理实践提供一面可供借鉴的镜子。正所谓管中窥豹,可见一斑。也由此可见,除了限制性的规范外,还得透过流程化、教育培训的常态化等配合标准化进行展开实施。另外,还有赖于在日常的管理中不断的挖掘管理细节,并不断的通过文件编写、流程制定、应用工具规范、操作方法、评价方法和结果量化等一一统一下来,形成一系列的标准化操作指引手册。
企业管理无止境,标准管理更是无止境。大到国际标准、国家标准、行业标准,小到擦桌子标准,可以说标准化任重而道远。笔者在此仅就多年来实践偶得的些许愚见斗胆分享,期望能起到抛砖引玉的效果,引出更多的关于标准化管理、企业管理的真知灼见的讨论分享。