采购作业的管理

目录：
1. 采购作业之绩效评估稽核
2. 采购人员之管理、行为规范
3. 内部稽核
4. 采购内部协调

1.采购作业之绩效评估稽核

降低采购价格：
采购价格由直接材料、直接人工、制造费用(进货成本)、销管费用、财务费用所构成，因此采购价格降低战略应包括下列各种作战方法：

（1） 直接材料成本降低作战：损耗原因调查及损耗降低与代替材料寻找开发。
（2） 直接人工成本降低作战：无谓工时减少、停顿工时减少、准备工时减少、搬运工时减少、生产效率提高与迈向自动化生产。
（3） 制造费用降低作战：拟定各项制造费用标准、实际标准与制造费用差额与重点降低制造费用。
（4） 进货成本降低作战：寻找新的进货来源、降低进货成本之技巧与缩短通路、大量采购、相互采购。
（5） 销管费用降低作战：营业人员管理、 营业配额之拟定与营业费用检核表。
（6） 财务费用降低作战：呆帐降低作战、快销、快收款作战与)无贷款经营之导入。

采购费用降低策略：
采购费用由下列十项所组成

（1） 请购手续成本。
（2） 采购成本。
（3） 检验验收成本。
（4） 搬运费用及装卸成本。
（5） 保险费用与税负。
（6） 进库成本。
（7） 会计入帐及支付款项所花成本。
（8） 仓储成本。
（9） 呆废料损失成本。
（10） 资金(利息)成本。

因此，采购费用降低战略，亦应包括下列策略：

（1） 请购手续成本降低策略：请购所花费的人工费用降低策略、请购所花费的人事务用品费用降低策略与请购主管及有关单位之审查费用降低策略。
（2） 采购成本降低策略：估价询价比价采购连络通信费用降低策略、采购所花费的人工费用降低策略与采购主管及有关单位之审查费用降低策略。
（3） 采购验收成本降低策略：检验手续所花掉的人工费用降低策略、检验过程中所花费的文具用品费用降低策略与检验仪器设备所花费的折旧费用降低策略。
（4） 搬运费用及装卸成本降低策略：运费搬运费用降低策略、装卸费用降低策略。
（5） 保险费用与税金降低策略。
（6） 进货成本降低策略。
（7） 会计入帐及支付款项所花成本降低策略。
（8） 库存成本降低策略。
（9） 呆废料损失成本降低策略。
（10） 资金(利息)成本降低策略。

2.采购人员之管理、行为规范

采购伦理：
因为采购人员大量资金，且其又同时扮演对外谈判的角色，跟厂商进行接洽。因此，他们的立场与道德都于公司和厂商而言都非常重要。他们必须非常杰出，而且行为上也大公无私。因此，公司应将采购人员在采购业务上必须遵守的基本道德，以具体的方针、规定明示出。此即通常被认为与采购伦理有关的方针。且在某些情况，采购伦理也适用于采购有关人员。另一伦理问题是赠礼、接待等方针之决定。大体而言，大多数公司的作法是严格禁止赠礼与接待。某些公司则在有限度的范围内予以同意，而少数的公司则采放的态度。
行为规范：美国采购管理协会发表过：『有关采购习惯的原理与基准』，兹列举其要点如下：

（1） 采购人员在任何交易中，首先考虑公私立易，而且要信赖公司的经营方针，循此完成业务。
（2） 采购人员必须善纳相关人员之意见，此类意见在不至于伤害采购部门权威与责任的限度内，应予重视并评估。
（3） 采购人员切勿持有偏见，务必使支出之金额都能发挥出最大之效用。
（4） 采购人员必须经常致力于有系统的获得采购物料与其有关之知识，同时也谋求采购部门采购事务合理化及使采购手续更有效率。
（5） 采购人员在整个采购业务中，务必廉洁诚实。必须避免任何形式、型态下，可能受贿的情形。
（6） 对于正当的来访厂商，采购人员必须在许可的范围内，迅速且郑重的招待来访者。
（7） 采购人员要尊重自己的职责，同时自需在不损害采购业务顺利进行的范围内，使别人也尊重自己的职责。
（8） 在情况许可下，采购人员必须为同僚的工作提供意见，且从旁协助。
（9） 对于以采购业务的发展及强化采购立场为目的的各种团体与个人，采购人员必须给予全面性的协助。

3 .内部稽核

质量管理系统

（1） 是否订定质量文件。
（2） 质量文件架构是否明确。
（3） 质量计划是否订定说明。
（4） 是否有文件管制相关之程序书？
（5） 是否能确保修订与新定订单之核准权限划分为相同？
（6） 是否欠缺文件分发、收回管制记录。
（7） 各类订单是否有修改纪录。
（8） 各类订单是否做好分类、归档、保管？是否设保管目录？
（9） 各单位持有之各订单的版次是否正确（含协力商持有之图面、规格书等亦可显示正确）。
（10） 是否未提供办者所需订单。
（11） 图面（规格）更改时是否依合约经客户同意、确认。
（12） 外来文件，如客户提供之文件、国外机构之标准等，管制？
（13） 若依某国家标准（UL，CNS等）是否注明年份、版次？
（14） 电子媒体是否管制？
（15） 旧文件是否处理？
（16） 是否有质量纪录管制之相关程序书。
（17） 是否欠缺协力商之订单。
（18） 订单之格式是否与相关程序书之样张一致？
（19） 质量纪录之归档、储存是否易于调阅（有索引否）？
（20） 订单是否有归档错误找不到者？
（21） 订单是否易于阅读？
（22） 质量纪录之储存环境是否适当？是否损坏遗失？
（23） 订单是否规定保存期限？是否规定保存者？
（24） 订单之内容修订是否由修改者签名负责？

管理阶层责任：
是否订定质量政策？核定者是否适合？各阶层人员是否知道并了解质量政策？有明确之组织图？是否对各单位主管、管理代表、重要主管、验证者等之权责作说明？是否由高阶或管理代表定期进行管理审查？审查内容是否完备？审查后是否有矫正措施？是否有追踪确认？管理审查者是否有记录？

产品实现之规格：

（1） 是否制订合约审查之订单？
（2） 客户订单是否有明确书面记录（无论何形式之订货且签核受订）？
（3） 客户要求（Q或D）是否有效传递相关单位？留有纪录否？
（4） 特殊订单是否经审查？如何审查？有纪录否？
（5） 长期合约是否定期检讨？是否有适用之文件管制的相关标准？
（6） 未符合客户要求时是否通知客户？处理过程是否有纪录？
（7） 客户更改合约是否经审查？是否通知相关单位？
（8） 客户要求送样确认是否有纪录或证据显示已送样确认OK才确认订单？
（9） 客户要求之包装或标示方式是否通知仓储等单位？
（10） 交期异常是否有处理方式？
（11） 是否有订定客户抱怨处理？

采购：

（1） 是否有合格协力厂商一览表？是否有UP-DATE？
（2） 是否有授权者签章？
（3） 是否像合格分包商购买产品等？
（4） 新合格分包商是否依规定程序评鉴？
（5） 合格协力商之基本资料是否建文件？
（6） 采购文件之质量要求是否明确？
（7） 若依某国家标准是否注名年份、版次、参考文件等？
（8） 表示所采购物料之资料（如图面、规格表、检测标准等）是否提供协力商？
（9） 采购文件发出前是否经授权者核准？
（10） 采购文件是否经分包商确认？
（11） 采购文件更改是否经明确程序通知分包商？
（12） 表现不好之协力厂商是否有规定应从合格名单剔除？是否依规定实施？
（13） 表现不好却未剔除之协力商是否有其它管制措施或辅导？
（14） 请购单位提出之采购单是否未经采购单位同意直接发给协力商（尤其是紧急状况）？
（15） 非采购经手之部分采购活动（如托运、材质验证等）是否依采购办法处理？
（16） 要求分包商提供之证明（如出厂检验、材质证明等）是否收到收到或归档？

生产及服务提供过程之确认：

（1） 是否有工作说明书（如流程、作业标准等）？是否依标准作业？
（2） 是否查核制程合格与否？是否有纪录？
（3） 设备不合格时是否标示隔离？
（4） 制程不合格时是否停止生产并采矫正措施？
（5） 制程（尤其特殊制程）是否有管制与监督纪录？
（6） 特殊制程之设备的操作是否有详细说明？
（7） 操作与检测人员是否训练合格？
（8） 是否在规定（或设定）条件外操作？
（9） 官感检查是否提供限度样品，或提供能够明确判断合格与否之训练？
（10） 是否提供判断各流程产品合格与否之标准？
（11） 图面、规格、标准等数据是否正确？
（12） 工作环境是否脏乱？
（13） 是否有相关之程序书（入料、制程、最终检验）？
（14） 是否有相关之工作指示书，相关之检验标准或试验标准？是否提供检验者如何决定样本数、合格数？
（15） 检验项目之合格判定标准是否明确（尤其是官感检查部分）？

识别及追溯性：

（1） 是否所建立程序书已追溯产品于各阶段之质量状况？
（2） 不良修改或补料是否仍可作产品追溯（如修改之不良未归原批或补料未登录批号、订单等。
（3） 发货记录是否登记产品批号？
（4） 产品上之标示因某原因遗失或被拿调（如修改）而混入别批？
（5） 现场退料时是否未记批号，混入他批领料而无法追查来源？
（6） 是否于某阶段发生混合、拌和（如小批并入大批而无法追溯）？
（7） 是否于某阶段在大批拆成小批时未于各小批记入记录，而与他批混合？
（8） 将不合格半成品分成小批量混入正常批生产（或工厂）是否未记录？
（9） 协力商的原料于出货前曾分装或混合，是否仍持用原厂之出厂记录（代理商或代销商）？

产品防护：

（1） 是否针对各类搬运（吊车、堆高机等）之搬运方法提出防止产品裂化之程序书？
（2） 产品之储存方式是否能有效防止变质劣化？储存场所是否适当？
（3） 对于易受环境影响之产品是否管制？
（4） 产品是否规定有效储存时间？
（5） 是否查核实际存放时间超限？超限是否重验？
（6） 有没有方法管制外包仓库的使用，是否依规定？
（7） 产品包装（含标示）是否依规定？破损是否未处理？是否依批号订单有限区隔？
（8） 最终检验后至客户收货前是否有效管制质量（如出货前查包装、保存期限、运输时要求防护措施）
（9） 是否有出货纪录？出货地址是否有写清楚？
（10） 随货送出之文书或发货记录所记载批号正不正确（易发生于货柜包装）？
（11） 是否可从产品放置处查出储存时间？
（12） 是否未提供储存或包装等相关标准给仓库？
（13） 储存条件是否不正确（如标示保持干燥却露天储存，需特殊温度控制却放于一般场所）？
（14） 包装规格是否完备（除尺寸、产品装添外，是否遗漏性能测试）？
（15） 客户退货处理是否有相关办法可循？
（16） 是否有检测设备一览表（含对应之检测项目）？设备之精度是否合适？是否有可追溯至适用国家标准（若无则需有公司标准）之校正标准？需校正之设备是否未含检测用之模治、工具及软件？向分包商借的检测设备是否有办法管制定期校正、保养？测试标准件是否未规定校正周期？校正周期之订定是否考虑使用频率？是否未依规定期限校正？是否留有校正资料？记录是否不完整（如缺少位置、识别号码等）？记录是否定期分析？校正状况是否标示？外包校正是否找合格厂商？失效检测设备所检测之产品是否评估处理、已出货者是否通知客户？故障检测设备是否标示、隔离？检测标准件是否一般件分开储存？新购入或修理过设备是否于使用前校正？易受搬运影响之设备是否于搬运后校正？校正之软、硬件是否有管制方法可避免未经授权之调整修改？模、治具等检测设备是否于使用前定期点检（依点检标准）并留记录？需管制之环境条件是否管制？

量测、分析及改进：

（1） 针对AQ异常、客户抱怨、入料不合格等是否皆有程序书规定应采矫正措施？
（2） 矫正措施是否有纪录？纪录是否注明由谁、于何时、如何矫正等？
（3） 矫正措施是否含协力商？是否落实？
（4） 是否追踪确认矫正之执行？若无效是否继续分析采取对策？
（5） 矫正措施之查报、纪录及追踪的权责是否明确？
（6） 是否调查真因？是否有再发防止措施？
（7） 矫正措施是否延伸到管理审查？
（8） 制程发生之材损是否追溯并做到封仓检验？
（9） 成品检验发现制程问题是否追溯到制程，并对必要时停线？

顾客满意度：
是否进行客户满意度调查？是否有持续维持客户满意度？过程之监督及量测？

（1） 相关之工作指示书是否视为非管制文件？
（2） 入料于紧急未验时，是否有经授权核准之记录，并标示、区隔以利追溯？
（3） 是否在检验工作未依规定核准前即进行分发、出货等动作?
（4） 进行成品检验前是否查核制程检验合格否（如查核纪录或合格标示）？
（5） 出货前是否对包装进行检验（尤其是入库前未包装完成或改换包装等情形）？
（6） 制程检验是否留有纪录？
（7） 检验记录书写清楚否？是否签名以示负责？
（8） 检验记录有注明：合格、不合格数量，判定不合格之处理等数据否
（9） 代验、允收、拒收之产品是否标示、隔离？
（10） 不实施检验之项目，厂商是否有经核准之一览表？是否有适当之管制措施？
（11） 对于客户之特别要求是否遗漏未检？
（12） 检验记录是否未于测试后即刻完成？
（13） 最终测试是否已涵盖整个产品质量？
（14） 是否针对协力商之质量表现定期检讨并提供数据给相关单位（含协力商）？
（15） 是否有一套办法将不合格情形告知协力商？
（16） 成品之质量特性（客户要求）是否皆经有效之验证？
（17） 入料、制程、成品、出货检验后是否标示检验结果，标示是否能发挥管制作用？
（18） 合格标示是否有负责人签章
（19） 产品由各阶段移转时，移转文件是否可看出谁制造、谁检验？
（20） 标示牌是否遗失？
（21） 不合格标示牌是否由非授权者拿掉？

内部稽核：

（1） 内部质量稽核是否有相关程序书？
（2） 是否有稽核计划？稽核计划是否含ISO所要求之项目与全部相关单位？
（3） 是否依计划实施（查延迟或未做）？
（4） 每次稽核是否有实际查核之稽核检查表（若无，则需于稽核前之会议讨论）？
（5） 稽核者是否训练合格？是否列于受稽单位？
（6） 稽核结果是否有书面报告？
（7） 缺失是否责成受稽单位主管提出改善对策？
（8） 改善对策是否定有期限？
（9） 上次稽核结果与要求改善项目是否提供给本次相关之稽核者？
（10） 同样问题一再重复发生，应由谁向高阶报告？有无明确规定？

不符合产品之管制：

（1） 不合格品之管制（含隔离、处理方式），是否有相关程序书
（2） 影响客户要求质量之特采是否经客户同意？
（3） 特采审查时，QA是否有足够职权？
（4） 是否有纪录？
（5） 若客户要求特采（修理或不修理）之实况是否能如实提供？
（6） 重修或重生产品是否依规定检验，并留记录？
（7） 不合格品区之不合格品是否未经授权任意搬动而与合格品混在一起？
（8） 合格品与不合格品之存放是否不易区分？
（9） 是否没有纪录显示不合格品应如何处理？
（10） 由谁决定处理方式？

4.采购内部协调

请购部门：填写请购单，并经适当核准

采购部门：1.编制连续编号的采购单，并经核准
　　　2.采购单一式五联。

验收部门：1.核对进货品名
　　　2.清点进货数量，查出损坏品并予以退回
　　　3.编制验收报告。

仓储部门：1.清点无误后，于验收报告签收
　　　2.填写入库单。

生产部门：1.填写领料单
　　　2.生产完工后，再将制成品送仓储部，并将有关资料送成本会计部。

会计部门：汇集相关凭证（请购单、采购单、验收报告、入库单、领料单）入帐，并请存货记录与成本分摊。